แบบทดสอบ บทที่ 1 งานสำนักงาน

                           แบบทดสอบ บทที่ 1 งานสำนักงาน

1.หน้าที่ของสํานักงานคืออะไร อธิบาย

ตอบ  งานสำนักงานคือ    งานธุรการในองค์การนั่นเอง   ซึ่งเป็นงานที่เกี่ยวกับการวางแผน  การควบคุม    ให้บริการ   ดำเนินงานให้บริการเกี่ยวกับข้อสนเทศทุกชนิดขององค์การตลอดจนการบริการสิ่งอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานให้แก่ส่วนงานทั้งหมดขององค์การ   เพื่อให้องค์การทำงานได้   อย่างมีประสิทธิภาพ  และได้ผลกำไรมากที่สุด

2.ระบบสำนักงานอัตโนมัติหมายถึงอะไร อธิบาย

ตอบ  การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงาน เพื่อให้ดำเนินการไปโดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือให้มากที่สุดเช่น จดหมายเวียน  หากใช้คอมพิวเตอร์ทำ ก็จะประหยัดเวลาได้มาก  การสร้างระบบที่ใช้ในการประมวลข่าวข้อมูลไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบของข้อมูลที่เป็นตัวเลข รูปภาพข้อความ และเสียงที่มีระบบเป็นรูปแบบสามารถเก็บและเรียกมาใช้งานได้ตามต้องการ การบริหารข้อมูลข่าวสารสะดวกรวดเร็ว ปัจจัยที่สำคัญต่อระบบสำนักงานอัตโนมัติคือ ระบบการสื่อสาร โทรคมนาคม ซึ่งเป็นการสื่อสารเชื่อมต่อในการรวบรวมแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน

3. การติดต่อสื่อสารภายนอกสํานักงานมีอะไร

ตอบ   คือ การติดต่อสื่อสารระหว่างสำนักงานกับบุคคลภายนอกหรือหน่วยงานภายนอกสำนักงาน  ลักษณะของการติดต่อสื่อสารภายนอกได้แก่

1.      การต้อนรับ
2.      การนัดหมาย
3.      จดหมายออก และจดหมายเข้า
4.      โทรศัพท์ โทรสาร และจดหมายอิเล็กทรอนิกส์
5.      การใช้บริการจากบริษัท กสท. โทรคมนาคม จำกัด
6.      การใช้บริการบริษัทไปรษณีย์ไทย
7.      การใช้บริการสื่อมวลชนต่าง ๆ
8.      สิ่งตีพิมพ์ของบริษัท
9.      คำปราศรัย
10.    ข้อความโฆษณา

4. การติดต่อสื่อสารหมายถึงอะไร

 ตอบ  การติดต่อสื่อสาร หมายถึง กระบวนการถ่ายทอดข่าวสารจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่ง  หรือ จากกลุ่มหนึ่งไปยังอีกกลุ่มหนึ่ง  ซึ่งการถ่ายทอดอาจใช้ภาษาพูด  ภาษาเขียน หรือสัญลักษณ์อื่นๆที่สามารถทำให้เข้าใจข่าวสารได้ตรงกัน

5.ผลต่อการปฏิบัติงานในระบบสำนักงานอัตโนมัติมา 1 ประการ

ตอบ 1.  เพื่อให้มีการรวบรวมอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบที่เกี่ยวกับงานสำนักงานตลอดจนบริการที่จำเป็นอื่น ๆ ซึ่งไม่ได้อยู่ในความรับผิดชอบของหน่วยใดโดยเฉพาะเข้ามารวมไว้ในส่วนกลาง 

        2. เพื่อประโยชน์ในการประสานกิจกรรมของสำนักงานซึ่งกระจัดกระจายอยู่ในหน่วยงานต่าง ๆ ขององค์กรเข้ามาอยู่ในหน่วยเดียวกัน ทำให้สามารถควบคุมและรักษามาตรฐานเชิงปริมาณและคุณภาพของบริการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
        3. เพื่อช่วยในการจัดระบบและปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงานให้ดีขึ้นอยู่เสมอ ช่วยให้สามารถรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นแก่การบริหารให้เป็นระบบ เกิดเป็นระบบงานที่มีประสิทธิผลได้
        4. เพื่อสร้างให้เกิดสภาพแวดล้อมในการทำงานทั้งด้านปัจจัยทางวัตถุและจิตใจเกิดความพอใจและมีความสุข แก่ผู้ปฏิบัติงานในองค์กร

                            ตอนที่ 2 อธิบายคำศัพท์

1). electronic mail (e-mail) หมายถึง  จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

2). call waiting หมายถึง บริการเรียกซ้อน หมายถึง การที่คนโทรเข้ามาหาเราในขณะที่เรา กำลังสนทนาโทรศัพท์กับอีกคนหนึ่งอยู่ โดยจะมีเสียงเตือนเข้ามาทางหูฟัง

3).office automation หมายถึง สํานักงานอัตโนมัติ

4).hot line  หมายถึง  โทรศัพท์หรือวิธีสื่อสารกันโดยตรงในกรณีวิกฤติการณ์,ระบบการสื่อสารโดยตรง

5). Telnet หมายถึง เป็นบริการเข้าใช้ระบบคอมพิวเตอร์ระยะไกล

6). Internal communication หมายถึง   การสื่อสารภายในองค์กร 

7).External communication  หมายถึง  การสื่อสารภายนอกองค์กร

8).search engine  หมายถึง   โปรแกรมที่ช่วยในการสืบค้นหา
ข้อมูล

9).freeware   หมายถึง   ซอฟต์แวร์ที่สร้างขึ้นและสามารถนำไปใช้ได้ในทุกจุดประสงค์โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย

10).bulletin board  หมายถึง  กระดานข่าว, กระดานข่าว, บอร์ดประกาศ